Ziel der nachfolgenden Aufgabe war es, den Umgang mit dem Datenimport und Export in Archivesspace zu üben. Mehr über Archivesspace findet sich übrigens im Artikel 4.

Import

Im ersten Teil der Aufgabe ging es darum ein Beispiel-XML-File dieser Seite herunterzuladen und in Archivesspace im Datenformat EAD zu importieren. Dies konnte mittels der Importfunktion (Create > Background Job > Import Data.) durchgeführt werden. Der Import funktionierte problemlos (wie nachfolgendes Bild zeigt) und auch schnell.

Screenshot from 2021-11-06 18-52-28

Der Vergleich zwischen der Beispieldatei im HTML-Format und der Ansicht in Archivesspaces im Anschluss zeigte, dass sich diese unterscheiden. Die HTML-Ansicht verfügt grundsätzlich über mehr Informationen. So fehlt in der Archivesspace-Ansicht beispielsweise der Bereich “Inventory” und im Bereich “Scope and Contents of the Collection” sowie in den “Subjects” fehlen gewisse Angaben. Auch lassen sich teilweise unterschiedliche Angaben finden. Im Feld “Dates” beispielsweise sind verschiedene Jahreszahlen (HTML: 1939-1969, Archivesspace: 1939-1958) zu finden.

Screenshot from 2021-11-06 19-11-07_1

HTML-Ansicht

Export

Der zweite Teil der Aufgabe beschäftigte sich mit dem Export. Die zuvor importierten Datensätze sollten als MARC21XML-Datei exportiert werden. Der Export in MARC21XML hatte zur Folge, dass die Feldnamen durch MARC-Codes ersetzt wurden. Für eine Person, welche nicht mit MARC vertraut ist, gehen somit wichtige Informationen verloren und aus meiner Sicht kann von einem Informationsverlust gesprochen werden. Es zeigte sich im Übrigen, dass die Ansicht in Archivesspace mehr Informationen enthält als die MARCXML-Datei und dies ebenfalls zu einem Informationsverlust führt. So fehlt in MARCXML der Bereich “Finding Aid & Administrative Information”.

Screenshot from 2021-11-06 19-26-22

Ansicht im Format MARCXML

Die Übung zeigte mir, dass Datenexport und Import nicht schwierig sein müssen. Dies zumindest, sofern die Daten bereits in strukturierter Form vorliegen und das System das vorliegende / gewünschte Datenformat unterstützt. Dennoch ist ein Informationsverlust möglich.